Competencias profesionales: gestor de proyectos

Competencias profesionales: gestor de proyectos

Una pequeña síntesis de lo que me ha parecido más relevante sobre las competencias profesionales necesarias para gestionar un proyectos, y algunas de mis notas con conceptos clave e identificación de habilidades para poder revisarlo a futuro y que quiero compartir contigo. El itinerario de aprendizaje son 14 cursos que os enlazo al final del documento.

Presentación del curso “Fundamentos de la gestión de proyectos” de Fundamentos de la gestión de proyectos por Bonnie Biafore

Notas sobre "Fundamentos de la gestión de proyectos":

• Identifica el problema, oportunidad o necesidad, no la solución. Una forma de llegar desde la solución al problema, es utilizar la técnica del por qué/s, ¿por qué ....), ... de esta forma definirás la razón principal de tu proyecto.

• El factor más importante para que una reunión sea productiva es que tenga un propósito claro.

• Hacer las reuniones efectivas. Identifica el propósito de la reunión, crea un orden del día, temas y tiempo estimado. Limita los asistentes para cumplir objetivos. Deja que los asistentes se preparen e indica qué esperas de ellos. Puntualidad, y no repitas contenidos si llegan tarde. Coordina las reuniones o pide ayuda para coordinarla o tomar las notas. Toma notas, decisiones, problemas identificados y responsable. Y comparte las notas/acta.

• La importancia de identificar y documentar las lecciones aprendidas, compártelas con tus compañeros y la organización para aprender y crecer con cada proyecto. Y no esperes al final del proyecto.

Los principales procesos de la gestión de proyectos son:

Notas sobre "Project 2016 esencial":

• El triángulo de todo proyecto está definido por el ámbito, el coste y el tiempo. Cualquier cambio afecta a la calidad o al resto de elementos. "Llamado también triángulo de hierro"

• Existen plantillas para diferentes tipologías y necesidades de proyectos. Además se pueden guardar en diferentes formatos de exportación como Excel o XML.

• El primer paso es definir un calendario, incorporar festivos y personalizar si se necesita por horarios personales.

• Un Hito, en la mayoría de ocasiones es una tarea de duración = 0. Y ayuda a identificarlas donde terminan las fases de un proyecto. También se puede poner duración, pero hay que marcar la tarea como hito en la pestaña avanzado.

• Para agrupar y definir un esquema, hay que marcar en formato las opciones de rarea resumen de resumen del proyecto, y marcar número de esquema.

• EDT "estructura descomposición del trabajo" - un ID propio para cada tarea. 

• Existe también la posibilidad de crear "tareas periodicas"

• Duración transcurrida Ej: 2dt -> indica que son seguidas de 24h sin calendario. Ej una máquina o proceso que no necesita descansar o ajustarse al horario.

• La vinculación de tareas como forma de relacionar secuencialmente o dependencia de tareas, también se puede usar el tiempo de posposición para adelantar o retrasar con respecto a la tarea vinculada

• Interesante montar una escala de tiempos para mostrar un panorama general del proyecto, con las tareas claves e hitos que seleccionemos. Además se puede exportar a PPT, WORD, ...

• Avisos: añadir una fecha límite para que project nos avise cuando lleguemos. Con formato podemos añadir tareas críticas que se marcan en rojo en el diagrama de Gantt o amarillo en las tareas.

Notas sobre “Fundamentos de la gestión de proyectos: Calendarios”

• Un proyecto es un esfuerzo temporal para conseguir un objetivo, puede ser un producto o un servicio, tiene un principio y un fin, donde las tareas deben estar organizanizadas en un calendario/cronograma, y alineado a los objetivos y estrategia del equipo.

• Diagrama de Gantt, permite planificación sencilla, facilita la comunicación y supervisión del proyecto, además de ser ágil y adaptable. Trucos: divídelo en fases si es complejo, y mantenlo actualizado y el progreso de las tareas, y que permita una vista total.

• Los proyectos no fallan al finalizar, fallan en su concepción. La definición de un proyecto definen el qué, para qué, cómo, cuándo y con quién.

• No se puede planificar un proyecto hasta saber qué quieren los clientes. Es muy importante sabe cual es el factor principal "alcance, tiempo y coste", planifica desde cero y no dar nada por supuesto.

• Granularidad de las tareas, recomiendan tareas de máximo 1 semana, si no se granula puedes llegar a tener problemas de identificación de retrasos, o una visión incorrecta del proyecto.

• La importancia de marcar Hitos, para identificar si lo hubiera el retraso o desviacion acumulado. 

• El camino crítico, es la secuencia de todas las tareas necesarias para el desarrollo, y determina el tiempo mínimo en el que es posible completar un proyecto. Las tareas con holguras si no se planifican bien se pueden convertir en críticas.

• La importancia de la línea base, no borrar aunque se modifique el cronograma, y se se queden como solicitudes de cambio. [MUY IMPORTANTE Compromiso] - Evitar problemas los Ya ques.

• La importancia de mantener los cambios de alcance por escrito, como anexos del proyecto.

• Identificación de riesgos / lista / clasificicación / plan b. Probabilidad de que ocurran y gravedad. 

• Buffer o holguras, tiempo de contigencia. La media entre más probable, y la más pesimista. Tarea más del proyecto.

• Tiempo de postposición - dividir tareas (tiempos necesarios para que se realice)

• Para suponer tareas, es una buena opción pero tal vez es posible dividiendo las tareas.

• Aprende ha decir NO. Ser realista y analizar el impacto.

Notas sobre “Fundamentos de la gestión de proyectos: Stakeholders”

• Stakeholders afectan al proyectos, o son afectados por él. Son los que tienen el dinero, recursos o poder de decisión.

• Ciclo de vida de los stakeholders, partes interesadas, roles, necesidades y deseos. Identifica las partes involucradas en la valoración, y aprovación.

• Matriz de clasificación, añade columnas significativas (nombre, departamento, ...), y documenta su interés (notas, impacto, relaciones, ...). Intereses, expectativas y factores de influencia y relacionalos con el propósito del proyecto.

• Matriz de poder.  Poder vs Interés/preocupación (alto,medio, bajo). Cuadrante alto, aliados, espectadores.

• Modelo prominencia: Poder vs Legitimidad vs Urgencia

• Mide los resultados, 1) encuestas "formación, satisfacción, ...", 2) Grupos de discusión, 3 Entrevistas. Feedback para aplicar mejoras

Notas sobre “Fundamentos de la gestión de proyectos: Riesgos”

• Incorpora a tu proyecto la gestión de los riesgos (evalúa, prioriza y actualiza el plan del proyecto)

• Elementos del plan de riesgos, identifica, registra, documenta el análisis (cualitativa y cuantitativamente), cómo se abordará el riesgo y supervisión y actualización del riesgo

• Métodos de identificación de riesgos. 1) Taller de riesgos, 2) Riesgos del sector, 3) EDT -> Estructura de descomposición de trabajo "grupo de tareas"

• Clasifica los riesgos por las diferentes categorías:


• Restricciones (Tiempo, alcance, costos) y (Calidad y recursos). 
• Clientes y sus necesidades
• Temas técnicos (requisitos, diseños, pruebas, mantenimiento, ...)
• Integración, (soluciones en conjunto en varios proyectos)


• Registro de riesgos:


• Recopila, detalla y evalúa (alto, medio y bajo)
• Planes para abordar los riesgos
• El propietario de riegos y tareas con las que se relaciona


• Respuestas al riesgo: 


• Es importante evaluar todas las respuestas y no seleccionar la primera 
• Evitar, Transferir a otro, Mitigar o Aceptar el riesgo 
• La respuesta ¿añade nuevos riesgos?
• Decisión de cuándo vas a activar la respuesta al riesgo, y qué flexibilidad hay de aplicación

Notas sobre “Fundamentos de la gestión de proyectos: Liderazgo”

• No sobrevive el más fuerte o más inteligente, sino el que gestiona mejor el cambio.

• Si no sabes donde vas, podrías terminar en cualquier sitio

• No podemos resolver problemas con la misma perspectiva con la que los orignamos - Einstein

• La planificación consiste en trasladar el futuro al presente para poder actuar ya. Alan Lakein

• Un proyecto consiste en una iniciativa para crear un cambio, tiene un principio y un final definidos, y los cargos principales son el patrocinador, el jefe, los empleados del equipo funcional, los gestores del equipo funcional, que deben colaborar para completar el proyecto.

• Céntrate en los problemas y no los síntomas.

• Definir la Visión o propósito del proyecto ¿cómo medimos el éxito?

• Recursos: el diagrama espina de pescado,  los cinco por qué. De la lluvia de ideas al diagramas de afinidad. Todos estos recursos ayudan a definir la visión o propósito del proyecto

• Términos a conocer: 


• Es una solicitud de propuestas (RFP) o una solicitud de precio (RFQ). 
• Estos detalles los puedes incluir en una descripción de las tareas (SoW), o, si se trata de un proyecto más complicado, en un contrato marco para la prestación de servicios o MSA. En un MSA se describen las cláusulas generales de la relación. 
• Swim Lane  es un organigrama del proceso, pero organizado por quién hace el trabajo
• RACI - Matriz de asignación de responsabilidades (responsable, encargado, consultado e informado
• SIPOC - Determina el flujo del proceso como una cadena de suministros (Proveedores, entradas, procesos, salidas, y clientes)
• VAN - Valor actual neto (beneficio, ganancias, costos, inflacción, ... anual) en €
• ROI - Retorno sobre la inversión (proyecto/costo)
• Indicadores o medidas (KPI, Indicador del rendimiento) pueden ser medidas (precisos o matemáticos) o (subjetivo o cualtitativos)
• Transición: información, formación, comunicación, a quien y cómo. Aprendizaje

Notas sobre “Fundamentos de la gestión de proyectos: Equipos”

• Estilos de trabajo: Activo "emprendedor" , Sociable "comunicación, cohesión", Organizado "Planificador", Analítico "Alternativas y respuestas, opciones"

• El nivel de seguridad del empleado, te orientará cómo trabajar con él. Alguien que no conoce necesitará más soporte.

• Adapta tu comunicación al nivel de conocimiento del empleado

Notas sobre “Fundamentos de la gestión de proyectos: Cambios”

• Método de las 3R "Relevante, Razonable, Riesgo implícito" para ver si aplica el cambio

• PDA (Prevenir, Detectar, Actuar) - Evitar cambios innecesarios, cuestionar la viabilidad, y gestionar la solicitud.

Enlaces a los cursos:

https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos
https://www.linkedin.com/learning/project-2016-esencial
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-calendarios
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-equipos
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-cambios
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-presupuestos
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-comunicacion
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-calidad
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-compras
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-stakeholders
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-riesgos
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-integracion
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-etica
https://www.linkedin.com/learning/fundamentos-de-la-gestion-de-proyectos-liderazgo